Zó organiseer je inclusieve (online) vergaderingen

Hybride werken blijft voorlopig de norm, want het advies is nog steeds om vanuit huis te werken. Zo zorg je op afstand dat medewerkers op hun gemak voelen en actief deelnemen aan vergaderingen.

Je bent niet de enige als je je ooit ongemakkelijk hebt gevoeld tijdens een vergadering. Ze zijn namelijk de plek waar verschillen voelbaar zijn. Je voelt aan of je erbij hoort of niet. Het is bij uitstek de plek waar de dynamiek van diversiteit en inclusie komt kijken, zoals gelijkwaardigheid en macht. Het praktiseren van micro-inclusie tijdens een online vergadering doe je door enerzijds in te grijpen als het gesprek een verkeerde kant dreigt op te gaan. Anderzijds kun je ideeën van anderen de ruimte te geven door sommige mensen de langer tijd te geven om over hun antwoorden na te denken. Zorg dus dat iedereen aan het woord komt.

Daarmee stel je een norm en voelt de andere collega zich gezien en gehoord. Dit versterkt het gevoel van verbondenheid.

Facilitators stellen basisregels op, bewaken de tijd, zorgen voor het realiseren van het doel van de vergadering en passen micro-inclusie toe. Hierin is het van belang dat er een veilige sfeer en dat er vertrouwen is. Aan het begin van een vergadering kun je de verwachte gedragingen met elkaar afspreken, zoals mute/unmute, een ander laten uitpraten en niet te oordelen. Dat vraagt om actief leiderschap en sociaal bewustzijn. Een facilitator kan bijvoorbeeld voorafgaand aan deelnemers die introvert zijn laten weten dat er naar hun mening wordt gevraagd tijdens de vergadering. Dit helpt hen om het voor te bereiden. Kortom, een facilitator speelt een belangrijke rol om online op een gelijkwaardige en veilige manier samen te werken.

We hebben allemaal een aandeel in het creëren van een online inclusieve werkomgeving, ongeacht je positie. Vraag jezelf af of je bijvoorbeeld met iedereen rekening houdt in de vergaderingen waaraan je deelneemt. Moedig iedereen aan om hun opvattingen, meningen en ideeën te delen. Heb geen vooroordelen over de kunde en positie van een collega op basis van bijvoorbeeld uiterlijk.

Het gebruik van videogesprekken is enorm toegenomen sinds we massaal thuiswerken. Lang niet alle tools voor mensen met een beperking zijn toegankelijk. Eerder schreven wij hoe je toegankelijke bijeenkomsten kunt organiseren. Lees de tips voor online toegankelijke bijeenkomsten.

Hoe diverser de structuur en agenda, des te uitnodigender je het voor iedereen maakt om gedachten en ideeën te delen. Denk aan mensen die introvert of neurodivers zijn. Je vergroot daarmee dat iedereen zich veilig voelt om bij te dragen. Deze verschillende faciliteringsmethoden kunnen bijvoorbeeld polls, breakout rooms en gedeelde whiteboard omvatten. Kortom, hybride werken vraagt om vanuit een nieuwe perspectief naar inclusie te kijken, zodat medewerkers zowel dichtbij als veraf zich op hun gemak voelen tijdens online vergaderingen.  

Heb je andere tips? Deel het met ons via het contactformulier.