Zó organiseer je online toegankelijke bijeenkomsten

Sinds we massaal thuiswerken zijn online bijeenkomsten en evenementen niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. We ontmoeten elkaar via programma’s zoals Zoom, Teams, Google Hangouts om bijvoorbeeld kennis uit te wisselen of om naar een online voorstelling te kijken. Online bijeenkomsten zijn er in vele soorten en maten. Het voordeel is dat je een grote groep mensen kunt bereiken. Om iedereen deel te laten nemen, delen we 5 tips die je meteen kunt toepassen.

Toegankelijkheid is alles wat bepaalt of iemand zich welkom voelt. Neem het initiatief door toegankelijkheidswensen uit vragen. Voeg een open veld toe in het inschrijfformulier met de vraag “Heb je wensen voor de online toegankelijkheid?”. Hiermee betrek en nodig je mensen uit om aan te geven waar ze behoeften aan hebben. Zo kan je specifiek op de wensen inspelen.

Het inzetten van een tolk Nederlands gebarentaal is een mooie manier om mensen met een auditieve beperking (volwaardig) deel te laten nemen. Inmiddels zijn ze bij de persconferenties niet meer weg te denken en zien we het steeds vaker online en op tv voorbijkomen. Voor mensen die al van kleins af aan in gebarentaal communiceren, is dit de moedertaal. Vaak is dit prettiger dan bijvoorbeeld het plaatsen van ondertiteling.

Niet bij elke online bijeenkomst of event is het gemakkelijk een tolk Nederlandse gebarentaal in beeld te brengen. Mensen die slechthorend zijn, dus niet doof, beheersen niet altijd gebarentaal. Ondertiteling biedt dan een uitkomst. Dat geldt ook voor filmpjes en presentaties die je tijdens de bijeenkomst laat zien. Deze kun je ook voorafgaand laten ondertitelen. Bij een live event is het ook mogelijk dat een schrijftolk de ondertiteling verzorgt.

We maken online geregeld gebruik van PowerPoint, plaatjes en filmpjes ter ondersteuning van een presentatie. Deze afwisseling helpt om de aandacht vast te houden. Een deelnemer met een visuele beperking krijgt dit niet altijd (goed) mee. Daarom is het belangrijk om de tekst, beeld of filmpje die je in beeld brengt ook mondeling te benoemen. Deelnemers met een visuele beperking stellen het vaak op prijs als  de presentatie achteraf wordt verstuurd, zodat ze het met hun eigen software kunnen doornemen.

Niet alle wensen en behoeften zijn hetzelfde. Soms is het lastig in te schatten wat voor een ander het beste werkt. Ga daarom het gesprek aan. Want wie weet het beter dan de deelnemer met toegankelijkheidswens zelf? De ervaring leert dat deze gesprekken goed werken om samen naar de invulling van de wens te kijken. Vaak kan een online bijeenkomst met kleine toevoegingen of aanpassingen toegankelijker worden gemaakt. Als organisator kan je veel leren van het gesprek.

Natuurlijk zijn er nog veel meer manieren om je online bijeenkomst toegankelijk te maken. Heb je aanvullende tips of vragen? Neem dan contact met ons op via contactformulier.

Lees ook de 5 tips voor digitaal toegankelijke teksten.